Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z koniecznością zadbania nie tylko o należyte wykonywanie swojej pracy, ale również z obowiązkami czysto formalnymi. Niezwykle istotne jest właściwe gromadzenie i archiwizowanie różnych dokumentów i danych firmowych związanych z kadrami, płacami czy też sprawami podatkowymi i rozliczeniowymi. Okazuje się, że bardzo ciekawym rozwiązaniem stosowanym przez wielu przedsiębiorców jest archiwizacja elektroniczna. Zapewnia ona wiele istotnych korzyści.
Podstawowe informacje na temat elektronicznej archiwizacji danych
Istnieje kilka możliwości archiwizowania danych – mówią specjaliści z Ekoakta. Coraz więcej firm rezygnuje z tradycyjnego przechowywania papierowych dokumentów w segregatorach, na półkach, itp. Przepisy obowiązujące w naszym kraju pozwalają bowiem na prowadzenie archiwizacji elektronicznej różnych istotnych dokumentów sporządzanych i stosowanych w firmach. Forma elektroniczna nie zajmuje cennej przestrzeni biurowej, a także uniemożliwia zgubienie lub zniszczenie dokumentów. Dodatkowo dokumenty takie posiadają taką samą jakość i czytelność nawet po upływie wielu lat, ponieważ nie blakną, nie żółkną, itp. Sam obieg i wyszukiwanie takich dokumentów są dużo łatwiejsze, ponieważ można wyszukiwać w systemie dokumenty posiadające konkretne parametry, takie jak nazwa, typ dokumentu, data sporządzenia, itp.
Łatwa archiwizacja elektroniczna dla każdego
Istnieje wiele typów dokumentów, które można archiwizować w formie elektronicznej zapewniającej wygodę i wspomniane wyżej korzyści. Między innymi są to zeznania i deklaracje podatkowe, zeznania roczne PIT przedsiębiorcy, dokumenty PIT dla pracowników, dokumenty związane z zatrudnieniem innych osób, dokumentacja urlopowa, faktury, umowy oraz wiele innych typów dokumentów powiązanych z prowadzeniem firmy. Warto więc pomyśleć o skutecznym systemie archiwizacji elektronicznej dokumentów firmowych.
Na terenie Polski działa wiele firm, które oferują możliwość tworzenia własnego firmowego archiwum dokumentów. Samo przetwarzanie dokumentacji z formy papierowej do elektronicznej nie jest zadaniem skomplikowanym. Wystarczy tylko skorzystać ze skanera i przetworzyć przy jego pomocy papierowy dokument do pliku graficznego lub pliku PDF. Dokumenty takie można również od razu generować w wersji elektronicznej. Co do samej archiwizacji elektronicznej to warto wybrać systemy dostawców zewnętrznych. Dzięki temu można przechowywać swoje dane w chmurze bez zajmowania cennego miejsca na dysku twardym komputera lub innych nośnikach danych. Systemy te na bieżąco są aktualizowane i tworzone są ich kopie zapasowe. Oznacza to, że dane są doskonale chronione przed utratą w wyniku awarii, kradzieży, włamania, działania wirusów, itp. Obsługa takich systemów jest dziecinnie prosta również dla początkujących użytkowników, a dodatkowym ich atutem jest niska cena, która nie będzie wygórowana dla dużych, ale również dla małych i średnich przedsiębiorstw. Warto więc poważnie pomyśleć o archiwizacji elektronicznej usprawniającej wiele procesów firmowych.