Dane medyczne składają się na dokumentację. Pod pojęciem dokumentacji medycznej kryje się zbiór materiałów zawierających informacje o stanie zdrowia pacjentów, a także te dotyczące świadczeń zdrowotnych, z jakich korzystali podczas pobytu w szpitalu lub konsultacji lekarskich w przychodniach. Każdy podmiot leczniczy jest zobowiązany do gromadzenia i archiwizowania danych medycznych.
Jakie dane należy przechowywać?
Dokumentacja medyczna podlega pewnym podziałom. Dzieli się ją przede wszystkim na indywidualną (dotyczy świadczeń udzielanych konkretnemu pacjentowi), a także zbiorczą (odnosi się do ogółu chorych lub konkretnych grup pacjentów). Ważny ze względu na udostępnianie danych jest również drugi podział, na dokumentację: wewnętrzną (stworzoną na potrzeby konkretnej placówki medycznej) oraz zewnętrzną (przeznaczoną dla pacjenta – chodzi o skierowania, orzeczenia, opinie lekarskie itd.). Wszystkie wspomniane powyżej dokumenty należy gromadzić. W opisywanej tutaj kwestii nie możemy pozwolić sobie na uprawianie „wolnej amerykanki”. Należy bowiem stosować się do rozporządzenia Ministra Zdrowia z 21 grudnia 2010 roku w sprawie rodzajów i zakresu dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania. Niniejsze rozporządzenie stanowi podstawę prawną wszelkich poczynań w omawianym zakresie.
Jakie dane gromadzone są przez konkretne placówki?
Do archiwizowania danych medycznych zobowiązane są nie tylko szpitale, przychodnie czy prywatne gabinety lekarskie, ale także apteki. Wyżej wymienione placówki muszą gromadzić m.in. kartoteki pacjentów, zapisy medyczne, zdjęcia rtg, wyniki badań, faktury, zamówienia, rozliczenia. Przechowywać należy również dane dotyczące zatrudnionych pracowników. Te jednak magazynuje się tak, jak we wszystkich innych zakładach pracy.
Okres przechowywania dokumentacji medycznej
Wymagany okres archiwizacji danych medycznych wynosi 20 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu. Oczywiście istnieją wyjątki od tej reguły. Wspomniany czas ulega zmianie, np. gdy zgon pacjenta nastąpił w wyniku zatrucia lub uszkodzenia ciała (30 lat), w przypadku zdjęć rentgenowskich przechowywanych poza dokumentacją pacjenta (10 lat), w przypadku skierowań (5 lat), a także dokumentacji medycznej dotyczącej dzieci do ukończenia drugiego roku życia (22 lata). W każdym innym przypadku określony przez rozporządzenie czas wynosi 20 lat.
Udostępnianie danych medycznych
Jak w przypadku wszystkich innych danych poufnych, dokumentacji medycznej nie można udostępniać każdemu i zawsze. Zasady udostępniania można znaleźć w ustawie o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta. Podmiot gromadzący musi zapewnić należytą ochronę danych osobowych. Ponadto zobowiązany jest on do udostępnienia dokumentacji pacjentowi bądź jego ustawowemu przedstawicielowi, osobie upoważnionej przez pacjenta, a także upoważnionym organom. We wgląd w dokumentację medyczną pacjenta zgodnie z prawem mają również: inne podmioty udzielające świadczeń zdrowotnych, organy władzy publicznej, NFZ, konsultanci krajowi i wojewódzcy, minister właściwy do spraw zdrowia, sądy, prokuratorzy, rzecznicy odpowiedzialności zawodowej (jeśli toczy się postępowanie i tylko w związku z nim), organy rentowe, zakłady ubezpieczeń (za zgodą pacjenta), placówki naukowe (dla wykorzystania w celach naukowych, bez ujawniania danych umożliwiających identyfikację pacjenta).