Obecnie coraz więcej firm decyduje się na usprawnienie obiegu dokumentów i korzysta z zalet jakie mają ich elektroniczne wersje. Jedną z przyczyn takiego stanu rzeczy jest bez wątpienia to, że znacznie zmniejsza to koszty prowadzenia archiwum. Jedna to nie wszystkie zalety dokumentacji elektronicznej.
Jakie zalety mają dokumenty elektroniczne?
W wielu rozwijających się przedsiębiorstwach po jakimś czasie pojawia problem z przechowywanie i archiwizowaniem wytwarzanej dokumentacji. W natłoku obowiązków można szybko zapomnieć, gdzie schowane są potrzebne materiały, a poza tym archiwizacja wymaga sporo miejsca i odpowiednich mebli. To wszystko oczywiście kosztuje, dlatego elektroniczne dokumenty cieszą się coraz większym zainteresowaniem. Przede wszystkim pozawalają one zrezygnować z używania papieru, co przynosi spore oszczędności. Ponadto dzięki nowoczesnemu oprogramowaniu można szybko i efektywnie zarchiwizować nawet te dokumenty, które mają formę papierową.
W firmach, które chcą przejść na dokumentację elektroniczną na pewno bardzo przyda się oprogramowanie do digitalizacji i rozpoznawania znaków w czasie skanowania. Dzięki temu każdy dokument w formie papierowej będzie szybko przekształcony do formatów, które można na ekranie komputera edytować. Do wyboru są zarówno profesjonalne aplikacje dla firm, jak i do użytku domowego. Niektóre z nich w ciągu zaledwie kilkudziesięciu sekund mogą przetworzyć i zeskanować nawet 10 stron A4. Dzięki temu archiwizacja przebiega naprawdę szybko i sprawnie.
Dużą zaletą elektronicznego archiwum jest również łatwy dostęp do dokumentów. Znacznie ułatwia to współpracę pomiędzy poszczególnymi osobami, działami czy filiami danej firmy. Nie można też zapomnieć, ze elektroniczne archiwum nie zajmuje tyle miejsca co tradycyjne. Pozwala ono też uniknąć konieczności zarządzania tradycyjnym archiwum i wyznaczania pracownika, który będzie się tym zajmował. Jednak zdecydowanie największą zaletą dokumentacji elektronicznej jest to, że wszystkie dane biznesowe można uporządkować według różnorodnych kryteriów. Skraca to czas obiegu dokumentów nawet o 50% i ma pozytywny wpływ na wydajność pracowników. Co ważne, dokumentacja elektroniczna jest zabezpieczona przed dostępem osób nieuprawnionych.
Jak wykonać digitalizację dokumentacji?
Wprowadzenie tradycyjnych dokumentów do archiwum elektronicznego nie jest trudne, ale w przypadku dużej ilości akt może zająć naprawdę sporo czasu. Niektóre firmy korzystają więc z usług, dzięki którym archiwizacja jest wykonywana przez specjalistów. Tego rodzaju przedsiębiorstwa stosują sprawdzone, bezpieczne procedury i dysponują profesjonalnym sprzętem do skanowania. Za stosunkowo niewielką opłatą można skutecznie wdrożyć w swojej firmie elektroniczny obieg dokumentów i dopasować system do indywidualnych potrzeb. Znacząco zmniejsza to koszty i czas potrzebny do pełnej digitalizacji. Co ważne, dzięki zastosowaniu odpowiedniego oprogramowania i technologii archiwum jest łatwe w obsłudze i może być zoptymalizowane według potrzeb.