Czy się kierować kupując niszczarkę?

zniszczone dokumenty przez niszczarkę

W biurze spędzamy wiele godzin. W związku z tym warto zadbać o to, by było ono przyjazne i wyposażone we wszystkie niezbędne urządzenia biurowe. Organizując miejsce pracy dla naszego zespołu, kupmy wszystkie te przedmioty, które są pomocne w codziennej pracy. Wśród nich powinny znaleźć się także niszczarki, które są niezbędne do niszczenia dokumentów, które nie powinny dostać się w niepowołane ręce.

Które dokumenty trzeba niszczyć? Czy niszczarki to niezbędne urządzenia biurowe?

Dokumenty rekrutacyjne, które nie będą wykorzystywane w kolejnej rekrutacji należy zniszczyć niezwłocznie po zakończeniu procedury naboru. Może się wydawać, że wystarczy je podrzeć na bardzo drobne kawałki. Nie jest to jednak prawda, gdyż w takim przypadku istniałaby obawa, że ktoś mógłby skleić papier i w ten sposób zyskać dostęp do poufnych danych kandydatów. Kompletując zestaw urządzeń biurowych, musimy kupić także profesjonalny sprzęt do niszczenia. W każdym biurze powinna znajdować się niszczarka. Da nam to pewność, że nikt nie odczyta danych osobowych kandydatów. Należy pamiętać również o usuwaniu dokumentów przesyłanych drogą elektroniczną.

Niszczenie dokumentów. Które niszczarki są najlepsze?

Na rynku znajdziemy wiele modeli niszczarek, a chcąc wybrać właściwą, musimy sprawdzić, dla kogo jest dedykowana. W małym biurze nie jest potrzebna duże urządzenie o wielkiej mocy, które sprawdzi się w biurze księgowej wielkiej korporacji. Dobór niszczarki zależy także od stopnia tajności dokumentów, które za jej pomocą mają być zniszczone. Możemy kupić urządzenia biurowe, które tną w paski (strip cut) lub w ścinki (cross out). W ścinki tniemy dokumenty bardzo tajne. Sprawdźmy także, jak sprzęt radzi sobie z niszczeniem dokumentów i ile arkuszy tnie za jednym razem. Jeśli mamy małą firmę, kupmy urządzenie, w którym zniszczymy jednocześnie pięć dokumentów. Niektóre z niszczarek mogą również ciąć zszywki i spinacze biurowe, a nawet płyty CD/DVD, karty magnetyczne i komputerowe dyskietki.

Kto obsługuje niszczarki?

W każdej firmie musi znajdować się dokument dotyczący archiwizowania i niszczenia dokumentów, zwłaszcza takich, które zawierają dane osobowe. W każdej firmie warto stworzyć zespół do spraw archiwizacji i niszczenia dokumentów, który będzie odpowiedzialny za niszczenie dokumentów i obsługę stosownych urządzeń biurowych. Osoba kierująca tym zespołem musi dobrze znać przepisy prawa dotyczące tej kwestii. Spoczywa na niej duża odpowiedzialność, gdyż niewłaściwe i niezgodne z prawem przechowywanie tego typu dokumentów jest zagrożone karą. Należy pamiętać również o konieczności przeprowadzania stosownych szkoleń, gdyż wszyscy pracownicy muszą znać i stosować przepisu ustawy o ochronie danych osobowych.

Właściwe dbanie o sposób przechowywania dokumentów oraz ich niszczenie to obowiązek, który spoczywa na właścicielu firmy. Kupując urządzenie biurowe, nie zapomnijmy o niszczarkach, które powinny znaleźć się w każdej firmie.